Saiba como aprimorar a gestão financeira do seu negócio

A administração de um negócio é parte essencial da sua estrutura. E isso inclui, principalmente, uma gestão financeira bem-feita que vai determinar o fortalecimento de uma marca no mercado.

Afinal, qualquer empresa precisa de organização para que o seu funcionamento ocorra de maneira eficiente.

Mas é necessário analisar de maneira especial as finanças de um negócio. Grande parte das empresas abertas hoje não possui um sistema de controle financeiro adequado.

E isso impacta diretamente no seu tempo de permanência no mercado e na sua possibilidade de crescimento e expansão.

Por isso, é preciso estruturar cada passo de uma empresa, tornando sua existência mais sustentável e gerenciável.

Como estruturar uma empresa?

Para que um negócio funcione eficientemente, é preciso montar um plano de negócios.

Ele atua como um instrumento de controle, que é importante para auxiliar na tomada de diversos tipos de decisões, impactando diretamente na estrutura da empresa.

Normalmente, o plano de negócios inclui elementos como:

• Planejamento de estratégias;
• Detalhes sobre a empresa;
• Tipos de produtos/serviços oferecidos;
• Análise do mercado de atuação;
• Planejamento de marketing;
• Planejamento financeiro.

Todos esses pontos envolvem um tempo de pesquisa e de trabalho, que resultam em dados precisos, responsáveis por facilitar a condução mais acertada de um negócio.

Por isso, apesar de muitas empresas ainda subestimarem a importância de um plano de negócios, ele pode ser essencial para que todas as etapas envolvidas na administração interna possam resultar em processos bem-sucedidos.

Estudar e planejar cada um dos elementos citados é importante, mas sem dúvida o que rege a grande maioria deles é a gestão financeira.

A gestão financeira é a base de qualquer negócio

É muito comum ver no mercado financeiro algumas empresas que abrem um estabelecimento, começam a sua atuação e, dentro de um período não muito longo, encerram suas atividades.

Isso se dá devido à má-administração financeira, ou seja, quando não há uma gestão do negócio.

Essa situação é comum devido à falta de investimento em treinamento e capacitação para organizar a estrutura de funcionamento de uma empresa.

Investir em novas ferramentas de aprendizado é essencial para que um proprietário possua controle sobre cada passo que sua empresa precisa dar, auxiliando não apenas na administração cotidiana, mas promovendo assim meios de tornar possível uma expansão e, também, o fortalecimento da sua marca.

Por isso, é preciso investir em maneiras eficientes de gestão, ampliando a gama de horizontes de um empreendimento.

Estabelecer metas e criar estratégias

Uma empresa precisa ter suas metas bem estabelecidas. Isso quer dizer que ela precisa mapear o caminho pelo qual pretende atingir o seu objetivo, conhecendo cada um dos processos e criando estratégias para que assim possa alcançá-lo.

Um exemplo disso pode ser um buffet festa infantil. Se o proprietário tem por meta ampliar o número de unidades, criando assim uma rede de salões, ele precisa ter conhecimento prévio de como isso pode se tornar possível.

Para isso, ele precisa delinear pontos como:

• Qual o capital necessário para investimento?;
• Quanto tempo é necessário para alcançar o capital?;
• Quantos eventos ele precisa realizar para alcançar esse objetivo?;
• Qual é o faturamento médio necessário para isso?;
• Quais os meios de manter a qualidade com menores custos?.

Os planejamentos de curto, médio e longo prazos são fundamentais nesse cenário.

Afinal, eles ajudam o empresário a obter ferramentas que tornam possível atingir os seus objetivos de maneira mais rápida e eficiente.

Isso pode ter ligação com a compra de suprimentos diretamente de um fornecedor que oferece bons preços; ou com uma determinada ação de marketing que faz com que mais pessoas procurem o serviço; ou com a contratação de parceiros como uma empresa de limpeza para eventos que otimizem grande parte dos processos, etc.

Esses pontos podem ser fundamentais para aumentar o faturamento, e que faz com o proprietário possa começar a planejar sua expansão.

Fluxo de caixa: é preciso administrar bem as finanças

Depois de encontrar maneiras mais eficientes de atingir as metas pré-estabelecidas, é preciso administrar de maneira adequada o fluxo de caixa da empresa.

Isso porque, ele que vai determinar em quanto tempo uma empresa poderá atingir um objetivo.

O fluxo de caixa indica o quanto a empresa está sendo bem administrada. E para isso, é preciso que ele esteja sempre positivo, o que indica que as contas estão pagas e que o faturamento está dentro do previsto.

Muitas empresas utilizam de planilhas para organizar o caixa da empresa; outras utilizam softwares desenvolvidos especialmente para este fim; e outras ainda optam por formatos mais tradicionais, como aqueles livros de encadernação capa dura utilizados para anotações de cada movimentação.

Independentemente do sistema adotado, a sua eficiência é comprovada: obter maior controle sobre as saídas e entradas de dinheiro é a maneira mais adequada para manter as finanças de uma empresa em dia.

Como controlar as vendas da empresa?

O controle das vendas está ligado ao controle do fluxo de caixa, mas está também atrelado ao estoque da empresa e à verificação da compensação de pagamentos.

Ele ajuda a administrar a saída de produtos ou a prestação de serviços e envolve a compra e reposição de matérias-primas necessárias para isso.

Por exemplo, se uma empresa trabalha com venda de artigos personalizados, como brindes de luxo ou lembrancinhas para festa, ela precisa controlar suas vendas para:

• Que não falte matéria-prima para produção de um pedido;
• Controlar a quitação de encomendas;
• Poder oferecer diferentes meios de pagamento;
• Receber pagamentos parcelados, etc.

Por isso, o controle de vendas é fundamental, já que muitas empresas trabalham com formato de encomenda que pode ser feita por meio de pagamentos parcelados, com quitação apenas na entrega do produto, ou com recebimento percentual.

Desse modo, é possível entender uma das grandes importâncias da gestão financeira: se não houver um controle eficiente das entradas no caixa, o negócio pode acabar tendo prejuízos.

Conhecer os gastos para precificar os produtos/serviços

Estipular o valor de cada produto ou serviço oferecido pela empresa é essencial para que ela possa se manter produtiva.

Grande parte dos empresários erra nesse momento, o que gera um efeito dominó nas finanças da empresa.

Por exemplo, se uma empresa de manutenção não precificar adequadamente o seu serviço de pintura de fachada predial ela pode acabar pagando para trabalhar.

Por isso, é preciso levar em conta tanto os custos fixos da operação quanto os custos variáveis, levando em conta o valor pago pela mão de obra, pelos produtos utilizados, pelas ferramentas de trabalho e adicionando a isso um lucro adequado.

Outro parâmetro utilizado deve ser o preço oferecido por empresas concorrentes.

Assim, se um negócio vende produtos para automação de redes bancárias, é preciso oferecer uma máquina contadora de dinheiro com um valor competitivo, levando em conta o preço oferecido por outras empresas; porém com uma margem de lucro conveniente, que não prejudique a gestão financeira do negócio.

Entender mais sobre os impostos da sua área de atuação

Cada área de atuação influencia sobre o pagamento de impostos e tributos, que são diferentes para cada segmento.

A princípio, existem diferenças entre uma empresa de prestação de serviços, tal como a que efetue o envidraçamento de varanda e uma de venda de produtos, que forneça itens de decoração para esse mesmo cômodo.

Depois, cada uma delas possui obrigações distintas no recolhimento de tributos e no pagamento de impostos.

E outra particularidade que também está ligada a isso é o tamanho de um negócio.

Por esses motivos, grande parte das empresas possuem um contador de confiança, que realiza todos esses trâmites burocráticos garantindo que o negócio não possua pendências que possam atrapalhar ou mesmo impedir o seu funcionamento.

Além disso, realizar o pagamento desses impostos em dia evita multas que podem custar caro e atrapalhar o planejamento do negócio.

Investir em tecnologia para gerenciar as finanças

Conhecer mais sobre automatização de sistemas e investir em tecnologias para administrar o setor financeiro de uma empresa é um excelente passo.

Isso pode tornar grande parte dos processos mais rápidos e eficientes, e torna possível obter dados importantes sobre transações financeiras em poucos minutos.

Por exemplo, se o proprietário de uma empresa de locação de micro ônibus deseja saber a quantidade de locações efetuadas na semana anterior, ele pode obter um relatório simples, por meio de um sistema de software que gerencie cada uma das operações realizadas.

Além disso, um bom sistema financeiro oferece a possibilidade de:

• Controlar os recebimentos de cada operação;
• Obter relatórios mensais;
• Calcular lucros e custos;
• Verificar a quantidade de negócios, etc.

Esses elementos ajudam no gerenciamento da rotina empresarial, oferecendo dados essenciais para a tomada de alguns tipos de decisões que refletem no crescimento da empresa.

Por isso, conhecer mais e aprimorar a gestão financeira de um negócio é garantir que ele possa expandir ao mesmo tempo em que torna sua marca cada vez mais fortalecida no mercado.