Reuniões produtivas

Reuniões muitas vezes são chatas e pouco produtivas. São mal planejadas e acabam abortando um número muito grande de assuntos e não se chegando à conclusão alguma sobre todos eles. Quero compartilhar com vocês algumas idéias de como tornar as reuniões produtivas, menos estressantes e mais agradáveis a todos.

Hierarquia

Os cargos e níveis hierárquicos devem ser deixados de lado em uma reunião. As pessoas que participam da reunião, independente do cargo ocupado, devem ter a mesma liberdade de expressão, os mesmos direitos e deveres.

Horário

O melhor horário para as reuniões acontecerem são no começo do dia, todos estão bem dispostos e descansados. Reuniões do meio do expediente podem não ser benéficas, muitas vezes tiram o profissional de seus afazeres no meio do percurso.

Também é importante definir o tempo de duração da reunião, ninguém agüenta reuniões que não acabam nunca. Duas horas é o tempo máximo que a paciência agüenta, caso seja necessário mais tempo, faça intervalos.

Temas abordados

Toda reunião deve ser conduzida por alguém, geralmente o chefe do setor, departamento ou divisão. É aconselhado divulgar a pauta da reunião antes da mesma acontecer. Na pauta deve estar claro o horário de início e término da reunião, assim como os tópicos que serão abordados. O ideal é trabalhar algo entre três e cinco tópicos, oito no máximo.

Outra dica é que os assuntos devem ser agrupados por grupos de interesse. Muitos assuntos para uma mesma reunião pode ser algo não muito proveitoso.

Local

O local da reunião deve se preparado com antecedência. Caneta, lápis e papel devem estar disponíveis a todos. Se for usar algum equipamento eletrônico o mesmo deve ser testado antes para não haver surpresas.

Crachá

É aconselhável que todos usem crachá de identificação. É sempre bom poder chamar todos pelo nome.

Quais são os objetivos da reunião?

Reuniões acontecem por diversos motivos diferentes e esses motivos devem estar claros na pauta da reunião. Existem reuniões que são feitas para delegar as tarefas de dada atividade a ser realizada. Outras para explanar dos objetivos e metas da organização. Também existem reuniões onde o objetivo é o conflito [leia artigo sobre conflito e confronto], onde se espera gerar novas idéias a partir de pontos conflitantes.

Finalizando, reuniões quando bem planejadas e conduzidas são benéficas à organização, ajudam a colocar as coisas no rumo e fortalecem o compromisso de todos como equipe. Agora quando são feitas as pressas, sem objetivos claros e são mal conduzidas não servem para nada, só tomam tempo e geram estresse.