Dicas para aumentar a produtividade.

Aumentar a produtividade nas atividades realizadas no dia-a-dia é o desejo de todos. E para isto acontecer é preciso ter foco e eliminar tudo aquilo que o distrai.

É fundamental não confundir o urgente com o importante. O importante deve ser feito e não procrastinado, já o urgente, ou não é importante ou é importante e se tornou urgente, pois você procrastinou.

Agora algumas tarefas que cumprimos são urgentes e nada importantes, um exemplo clássico é o telefone que toca. Ninguém consegue ver um telefone tocar e não atendê-lo, é algo urgente, mas raramente importante. Quase sempre se você não o tivesse atendido em nada teria mudado sua vida, em resumo: você apenas perdeu tempo e deixou de ser produtivo.

Listo abaixo alguns conselhos que podem ser usados para aumentar a produtividade. Alguns são pessoais, faço uso em meu dia-a-dia.

Concentre os pagamentos na mesma data e realize-os de uma única vez. Assim você vai ao banco uma vez só e ganha tempo. Caso utilize o home banking também o acessará uma única vez. O melhor ainda é colocar as contas fixas em débito automático, com isto você economiza o tempo de pagamento e ainda passa a ficar despreocupado com tais datas, afinal tudo será pago na data de vencimento. Outra vantagem em deixar suas contas em débito automático é que em momento de greve bancária você não fica na mão.

Planeje as atividades a serem realizadas na semana de acordo com sua ordem de importância. Particularmente gosto de realizar este planejamento na segunda-feira cedo, logo as 08h quando chego ao escritório. Este planejamento é simples e rápido, gasto aproximadamente 20 minutos. Redijo todas as atividades a serem cumpridas durante a semana e as numero em ordem de prioridade. Logo em seguida, 08h30, realizo a reunião semanal com minha equipe. Essa reunião é rápida, apenas relembramos as atividades a serem cumpridas e comunicamos alguma novidade. 30 minutos são mais que suficientes.

As atividades que exigem maior concentração procure distribuí-las no horário da manhã, neste horário a maioria das pessoas são mais criativas e produtivas.

Sempre mantenho próximo a mim agenda e caneta para anotar ideias. Elas podem surgir a qualquer momento e como sei que irei esquecê-las se não tomar nota, anoto imediatamente.

Também mantenho meus arquivos de trabalho em nuvem e sincronizados entre todos os dispositivos que uso (PC, notebook e tablet), para isto utilizo o freeware Dropbox. O programa é fantástico, recomendo fortemente.

Faço anotações em arquivos txt das atividades cíclicas semestrais ou anuais. Anoto o que deu certo e o que deu errado, assim evito cometer os mesmos erros no futuro. É ilusão achar que vou lembrar tais detalhes no futuro, por isto que anoto.

Responda e-mails simples ao acabar de lê-los. Não deixe para depois, assim você evita ter que lê-lo novamente e gastar mais tempo.

Aprenda a delegar. Delegar é atribuir responsabilidades e cobrar resultados. Só que muitos chefes ao delegar definem como a tarefa deve ser realizada, um erro. Cobre a eficácia com eficiência, mas o realizar a tarefa deve ser responsabilidade do executor, pare de querer controlar as minúcias. Chamamos isto em administração de empowerment.

Comece e termine. Nada de deixar tarefas no meio, se começar termine.

Elimine tudo aquilo que tira seu foco. Pode ser as redes sociais, e-mails de piadas, MSN.

Estas foram apenas algumas dicas que podem ajudar você a manter o foco no que realmente importa e com isto aumentar a produtividade. É claro que muitas outras coisas podem ser feitas para isto, a ideia aqui não foi de forma alguma esgotar o assunto e sim apenas abrir a discussão.

Gostaria de saber quais são as suas técnicas para ser produtivo, deixe um comentário para nós.

Abraço!