Business Process Modeling

O gerenciamento por processos é uma técnica administrativa de mudança organizacional que objetiva transformar uma estrutura funcional em uma estrutura gerida por processos.

As organizações operam numa estrutura funcional rígida, onde existem os departamentos e as pessoas são alocadas por especialidades.

Na estrutura tradicional faylorista cada pessoa é responsável pelo bem executar de sua tarefa específica e cada departamento em cumprir sua função dentro do organograma organizacional. Com a adoção do BPM processos podem ser horizontais e percorrem diversas áreas da organização. A responsabilidade é partilhada onde todos envolvidos no processo são corresponsáveis por sua efetividade.

O que é um processo?

Um processo é uma séria de atividades sequenciais que a partir de entradas (inputs) geram uma saída (output) com valor agregado.

A modelagem visa desenhar todas as atividades de um processo e assim identificar gargalos, possíveis melhorias e as melhores práticas.

Problemas ao modelar processos

O principal motivo do insucesso em gerenciar processos decorre da falta de comprometimento e resistência à mudança das pessoas. É importante envolvê-las no projeto, respeitar a cultura organizacional e o status quo.

Transformar conhecimento tácito em explicito é um desafio. Muitas vezes pequenos detalhes que passam despercebidos é que encantam o cliente.

As pessoas precisam entender o que é o gerenciamento por processo.

Os processos devem ter uma melhor orientação ao usuário final (cliente).

Reengenharia de processos

Apesar de alguns autores usarem os termos “reengenharia de processos” e “gerenciamento por processos” como sinônimos, vejo a reengenharia como algo radical, como uma mudança de paradigma. A reengenharia visa destruir o modelo vigente e construir um novo partindo do ponto zero. No gerenciamento podemos começar pelo mapeamento, onde modelamos a forma de execução atual (as is) e apenas num segundo momento evoluímos para o gerenciamento, este realizando melhorias e mudanças no processo (to be).

Ferramentas usadas na análise e gerenciamento de processos

5W1H; Matriz GUT, Matriz BASICO, Diagrama de Pareto, Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, Os 5 porquês, ciclo PDCA, Análise SWOT.

Estas são ferramentas usadas para modelar processos. Não tenho o objetivo de explanar, ao menos agora, sobre cada uma delas. Se você estudou administração deve conhecê-las, mas também uma pesquisa no google lhe levará a artigos sobre cada uma das ferramentas.

Abraço!