Arquivando com eficiência

O arquivamento de documentos, tanto físicos como virtuais, é algo importantíssimo para a organização. Primeiramente para um controle interno eficiente e segundo para cumprir legislações vigentes.

Documentos virtuais são maioria nos dias de hoje. Como devemos organizar o computador de forma a encontrar o que se procura? Primeiramente devemos pensar no computador da empresa como computador da empresa e não como um computador pessoal. Os arquivos devem ser organizados de forma a facilitar o acesso do profissional que fará uso daquela informação e não da maneira que você prefere.

Criar uma pasta para o ano em questão e depois subpastas para os meses do ano, pode ser uma forma eficiente de manter documentos organizados. Outra maneira é criar pastas para grupos de interesses: por departamentos, por projetos, por equipes. Tudo dependerá da complexidade do fluxo de informações que se tem a arquivar.

Backups em DVD são rotinas constantes, só não se esqueça de etiquetar o DVD e armazená-lo em local seguro, protegido da umidade e do calor excessivo.

Segundo a revista Você S/A [setembro/2008, pag. 37] nos últimos 25.000 anos, contando apenas até o ano de 2002, a humanidade gerou um volumo de informações escritas ou em formato de imagens e sons equivalentes a 5 hexabytes. De lá até 2006, ou seja, em um intervalo de quatro anos, produziu mais de 160 hexabytes. E a previsão para 2010 é que o montante produzido supere 900 hexabytes.

Baseado nisso é indiscutível a relevância da informação nos dias de hoje. Por isso armazená-la de forma a facilitar o acesso ao que se busca, no menor tempo possível, é o grande desafio. Softwares são criados constantemente com tal objetivo, todo profissional deve estar atento ao uso de tais tecnologias.

Os arquivos físicos ocupam grande volume de espaço e as formas de se organizá-los são diversas. Podemos pensar em arquivos separados por arquivos ativos, inativos e ”mortos”. Quanto ao método de arquivamento pode ser alfabética, numérica, geográfica, por assunto, ou até mesmo a combinação de mais de um método.

O local onde serão armazenados os arquivos é outro aspecto a ser pensado: centralizado em um setor designado para este fim na empresa ou cada setor armazenando arquivos que são da sua alçada? Ou cada setor cuida dos seus arquivos enquanto ativos e os arquivos inativos e “mortos” ficam centralizados em lugar apropriado para este fim?

Quando falamos em armazenamento de arquivos não existe a melhor prática, existem, na verdade, diversas práticas e a melhor dependerá do volume de documentos a serem guardados, do ramo de atuação da empresa, das exigências legais, etc. O importante é a empresa definir uma política única de armazenamento de arquivos, fazer saber a política adotada por todos, e usá-la de forma eficaz.